Christof Sieben, Mitarbeiter des Betreuungsvereins der Diakonie im Kirchenkreis Kleve, hat in Zusammenarbeit mit Web-Programmierer Dennis Bohn (bohn.media, Wesel) eine Datenbank entwickelt, die Betreuungsvereinen das Leben leichter machen kann. Dankenswerterweise wurden die Entwicklungskosten zu einem Großteil von der Soziallotterie „Glücksspirale“ gefördert.

EBkes ist eine neue Datenbank für Betreuungsvereine, wobei kann sie helfen?

EBkes soll die Verwaltungs- und Dokumentationsabläufe bei der Begleitung und Unterstützung ehrenamtlicher, rechtlicher Betreuerinnen und Betreuer (kurz: die Querschnittsarbeit) vereinfachen. Gerade bei Betreuungsvereinen, die viele Ehrenamtler bei ihrer verantwortungsvollen Aufgabe begleiten, fällt ein hoher Dokumentations- und Verwaltungsaufwand an. Zeit, die dann bei anderer Arbeit fehlt.

EBkes bündelt alle relevanten Informationen zu den Stammdaten der Ehrenamtlichen und der von ihnen geführten Betreuten. Die Datenbank ermöglicht es, sich mit wenigen Klicks eine Übersicht zu verschaffen und bietet diverse Auswertungsmöglichkeiten der Daten, unter anderem die automatisierte Ausgabe der „Betreuerkartei“. Sie ist die Grundlage für die Landesfinanzierung. Zudem bietet sie die Möglichkeit, komplett papierlos zu arbeiten.

Wie kam es zur Idee, die Datenbank zu entwickeln und wie lange dauerte die Entwicklung?

Hier spielten zwei Gründe eine große Rolle. Erstens kam unsere alte Datenbank immer mehr an ihre Grenzen. Unser Betreuungsverein mit seinen fast 600 Mitgliedern zählt zu den größten Deutschlands. Wir mussten unterschiedliche Daten in bis zu fünf unterschiedliche Listen und Programme eintragen und führten zudem noch eine Papierakte für jeden Ehrenamtler.

Zweitens kamen zum 01. Januar 2023 mit der großen Betreuungsrechtsreform viele neue Aufgaben und Dokumentationserfordernisse auf die Betreuungsvereine zu. Sie machten es für uns erforderlich, viele Dinge ganz neu zu denken. Erst die Förderung durch die Glücksspirale brachte uns auf die Idee, dass auch andere Betreuungsvereine von unserer Arbeit in diesem Bereich profitieren können. Nach nun fast einjähriger intensiver Entwicklungsarbeit freuen wir uns darauf, dass EBkes startet.

Warum heißt die Datenbank EBkes?

Einerseits ist EBkes ein Akronym und steht für „Ehrenamtliche Betreuung: Kompetent, engagiert, sozial“. Andererseits bedeutet „EBkes“ bei uns am Niederrhein so viel wie „mal eben“. „Ich bin ebkes beim Bäcker!“ Es beinhaltet das Versprechen, dass es nicht länger dauert, als unbedingt nötig.

Dokumentation ist wichtig und notwendig, soll aber nie den Hauptaspekt der Arbeit darstellen. Im Fokus der Querschnittsarbeit steht der/die ehrenamtliche rechtliche Betreuer/in. Die Arbeitserleichterung, die Ihnen EBkes bietet, kommt ihm/ihr direkt zugute. Wir machen daher nur „EBkes“ die Dokumentation.

Was macht die Datenbank besonders?

EBkes ist eine Datenbank, die aus unserer langjährigen Berufspraxis in der Querschnittsarbeit entstanden ist. Sie ist so aufgebaut, dass sie uns bei unserer täglichen Arbeit hilft. Jedes neue Modul konnten wir direkt in der Praxis ausprobieren und auf Herz und Nieren testen.

Worauf wurde bei der Programmierung besonders geachtet?

Bei der Entwicklung hatten wir zwei große Ziele: Wir wollten alle Daten auf einen Blick verfügbar und auswertbar machen und wir wollten dies so benutzerfreundlich wie möglich gestalten. EBkes soll vor allem unsere tägliche Arbeit erleichtern.

Auf welchem CMS läuft die Datenbank und können existierende Daten aufgespielt werden?

EBkes ist läuft auf jedem klassischen Webserver (PHP, MySQL) entweder in der eigenen Netzwerkumgebung oder auf einem externen Server. Durch die Umsetzung als Erweiterung für das CMS Contao bietet es höchste Sicherheit und Stabilität. Abhängig von der bisherigen Lösung im Betreuungsverein, muss ein individuelles Importer-Tool geschrieben werden. Die existierenden Daten eines Betreuungsvereins können danach weiter genutzt werden.

Wann wird sie erhältlich sein und was wird sie kosten?

Zunächst wird EBkes Anfang Juli auf den Servern unseres Betreuungsvereins aufgespielt und unsere Daten werden importiert. Wie bei einem BETA-Test werden dann all Funktionen im laufenden Betrieb getestet und gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen. Wir sind zuversichtlich, dass dieser Prozess im August abgeschlossen werden kann, so dass EBkes ab September auch für andere Vereine erhältlich sein wird.

Kosten entstehen somit nur in Höhe der einmaligen Einrichtungs- und Portierungskosten. Diese richten sich nach dem Aufwand bei der Erstellung des Importer-Tools und nach der Größe des Betreuungsvereins. Hinzu kommen optional jährliche Kosten eines Support- bzw. Wartungsvertrags.

Wo oder bei wem ist sie erhältlich?

Bohn.media macht Betreuungsvereinen auf Anfrage ein individuelles Angebot. Informationen zum Vertrieb erhalten Sie in Kürze unter www.ebkes-db.de

Kontakt:

Dennis Bohn
Web- und Datenbankentwickler

Luisenstraße 3, 46483 Wesel
T 0281 41 97 69 83
dennis.bohn@bohnmedia.de